Exact Financials (v3)

Project Manual - Projectboekingen controleren, corrigeren en verwijderen

Projectboekingen controleren, corrigeren en verwijderen

Inleiding

Dit hoofdstuk beschrijft het proces van het controleren en corrigeren van projectboekingen.

Nadat u de projectboekingen hebt ingevoerd, dient u deze te controleren op menselijke fouten of machinale fouten. Indien nodig kunt u de boekingen corrigeren voordat ze worden verwerkt. Het controleren van projectboekingen voor verwerken bespaart u veel tijd aangezien u later geen tijdrovende correcties meer hoeft uit te voeren. Projectboekingen die geannuleerd zijn of zo incorrect zijn dat het eenvoudiger is om ze opnieuw in te voeren, kunnen worden verwijderd.

Procedure

• Projectboekingen controleren
• Projectboekingen corrigeren
• Projectboekingen verwijderen

Projectboekingen controleren

Het is erg belangrijk om uw projectboekingen te controleren voordat deze verwerkt worden. Na het verwerken, worden de projectboekingen omgezet naar mutaties op uw projectstamkaart en kunnen niet langer gecorrigeerd of verwijderd worden in de projectadministratie. Als u na het verwerken fouten vindt, kunnen deze alleen gewijzigd worden door correctieboekingen in te voeren. Deze correcties blijven zichtbaar in uw projectadministratie en dienen, indien mogelijk, vermeden te worden.

U dient te controleren of de volgende gegevens correct zijn ingevoerd:

• Project
• Type (kosten of opbrengsten)
• Werknemers, artikelen of materieel
• Boekingsdatum
• Aantal kosten-/opbrengstboekingen
• Geboekte aantal
• Bedragen

Gebruik de volgende functie om projectboekingen te controleren: [ Projecten, Boeken, Overzicht boekingen ]. U kunt met deze functie alle ingevoerde boekingen controleren, van werknemer, materieel en artikel en ook directe en externe boekingen. Deze functie werkt voor alle soorten boekingen vrijwel hetzelfde. Daarom wordt hieronder alleen volledig beschreven hoe u werknemerboekingen kunt controleren. Van de andere boekingen worden alleen de afwijkingen beschreven.

Projectboekingen corrigeren

Als u eventueel fouten vindt in een projectboeking, bijvoorbeeld een incorrecte omschrijving, aantal uren of bedragen, enz., dient u deze te corrigeren voordat de boekingen verwerkt worden. Dit voorkomt tijdrovende acties, zoals het moeten invoeren van correctieboekingen en deze verwerken. Eventuele fouten die gevonden worden na het controleren van de projectboekingen kunnen gewijzigd worden door de projectboekingen op te vragen in dezelfde functie als waarin ze waren ingevoerd. Om een fout te corrigeren die was gemaakt in bijvoorbeeld een artikelboeking, gebruikt u [Projecten, Boeken, Artikelkosten]. U kunt alle gegevens wijzigen inclusief het boekjaar, de periode en het weeknummer. Deze laatste drie kunt u wijzigen door de datum te wijzigen.

• Externe boekingen kunt u alleen corrigeren in het programma waarin u ze hebt ingevoerd (Finance of Sales).

Projectboekingen verwijderen

Als u een kleine fout maakt tijdens het invoeren van een projectboeking, kunt u dit eenvoudig corrigeren in de functie waarin u de boeking hebt ingevoerd. U kunt projectboekingen verwijderen met de functie: [ Projecten, Boeken, Verwijderen boekingen ]. Projectboekingen kunnen in de volgende gevallen worden verwijderd:

• Als de projectboeking niet correct is.
• Als de projectboeking zoveel fouten bevat dat het minder tijd kost om een nieuwe boeking in te voeren dan om de huidige bij te werken.
• Als de projectboeking tweemaal is ingevoerd.

Project Manual > Inhoud > Projectboekingen controleren, corrigeren en verwijderen